Facturen die uw administratie aankan
Op naam van de VvE, met uw kenmerk, regels die één op één met de offerte overeenkomen en de werkbon met foto’s erbij.
Onze gegevens
- Tenaamstelling
- LEMA Installatie
- KvK
- 86656007
- Btw-nummer
- NL864038124B01
- Betaaltermijn zakelijk
- 30 dagen na factuurdatum
In het kort
Onze factuur staat op naam van de VvE of het beheerkantoor, met uw eigen kenmerk erop en met regels die één op één overeenkomen met de offerte. Btw staat per regel. De betaaltermijn is 30 dagen en loopt vanaf de factuurdatum. De werkbon met foto’s hoort erbij, zodat de kascontrole klopt zonder dat iemand het nog moet navragen.
Voor een beheerkantoor is een factuur geen rekening maar een stuk administratie dat over drie jaar nog moet kloppen. Hij moet op de juiste VvE landen, in het juiste boekjaar, tegen de juiste post uit de begroting, en er moet een onderbouwing bij liggen die een kascommissie zonder toelichting begrijpt. Een factuur met één regel "werkzaamheden verricht" voldoet aan geen van die vier.
Daarom volgen onze facturen de offerte regel voor regel. Wat er is bijgekomen staat er als meerwerk bij, met de bon waarop het is afgestemd. Wat er is afgevallen, staat er niet meer op. Zo is elke euro terug te leggen op iets wat iemand een keer heeft goedgekeurd.
En dan het saaie deel dat u pas mist als het ontbreekt: één nummerreeks per jaar, de factuurdatum als startpunt van de termijn, ons KvK- en btw-nummer erop, en het rekeningnummer met de tenaamstelling erbij. Dat hoort er wettelijk op en het scheelt uw administratie de rondgang om het alsnog op te vragen.
Gemeenschappelijk of privé: twee opdrachten, twee facturen
Bij een VvE loopt de grens tussen wat de vereniging betaalt en wat een eigenaar zelf betaalt door de splitsingsakte, en niet door het werk. Een lekkage die in het dak begint en in een woning eindigt, kan aan beide kanten van die grens werk opleveren.
Wij bepalen die grens niet. Dat doet u, of uw beheerder. Wat wij doen is het praktisch houden: zegt u vooraf dat een deel voor rekening van een eigenaar komt, dan maken wij er twee opdrachten van, met elk een eigen werkbon en een eigen factuur. Dan hoeft er achteraf niets gesplitst te worden en heeft de eigenaar zijn eigen stuk voor zijn eigen verzekeraar.
Wat er op de factuur staat, en waarom
Acht onderdelen. De helft staat er omdat de wet het voorschrijft, de andere helft omdat uw administratie er anders achteraan moet.
De naam van de VvE en het adres van het complex
Niet de naam van de bewoner die de melding deed. Beheert u meerdere verenigingen, dan staat het complexadres erbij zodat duidelijk is welke het is.
Uw eigen kenmerk
Het nummer of de code die u ons bij de opdracht geeft, komt terug op de offerte, de werkbon en de factuur. Zonder dat kenmerk kost het inboeken bij u meer tijd dan het opstellen bij ons.
Factuurnummer uit een doorlopende jaarreeks
Het jaartal voorop, daarna een doorlopend nummer. Er zitten geen gaten in en het nummer wordt pas toegekend als de factuur definitief is. Dat is de regel die de Belastingdienst stelt en die uw accountant controleert.
Regels die overeenkomen met de offerte
Dezelfde volgorde, dezelfde omschrijvingen. Meerwerk staat apart, met de verwijzing naar de bon waarop het is afgesproken.
Btw per regel en in het totaal
Het tarief per regel, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal. Is de heffing verlegd omdat wij in onderaanneming werken, dan staat dat er met uw btw-identificatienummer bij, zoals de wet het voorschrijft.
Onze gegevens, volledig
KvK 86656007, btw-nummer NL864038124B01, het rekeningnummer met de tenaamstelling, en het adres in Lijnden. Dat hoort er wettelijk op en het voorkomt dat uw administratie het moet navragen.
De werkbon met foto’s
Wat er is aangetroffen, wat er is gedaan en welk materiaal is gebruikt, met beeld erbij. Dat is de onderbouwing waar een kascommissie om vraagt, en het is meteen het dossier van uw dak.
De betaaltermijn en de datum waarop hij begint
30 dagen, gerekend vanaf de factuurdatum. Er staat een vervaldatum op, zodat niemand hoeft te rekenen.
Termijnen, herinneringen en wat er niet gebeurt
Een factuur die bij een VvE blijft liggen, ligt meestal in een goedkeuringsronde en niet bij een onwillige penningmeester. Daar hoort geen incassobrief bij.
30 dagen, vanaf de factuurdatum
Voor een VvE en voor uw beheerkantoor. De vervaldatum staat op de factuur zelf, zodat er geen misverstand over kan bestaan.
Na de vervaldatum een herinnering
Is er na de vervaldatum nog niets betaald, dan krijgt u een herinnering. Dat is geen aanmaning en er zit geen dreigement in; het is vaak gewoon een factuur die in een goedkeuringsronde is blijven hangen.
Geen herinneringskosten en geen rente
Wij brengen bij een te late betaling geen kosten en geen wettelijke rente in rekening. Blijft het openstaan, dan belt Levie. Dat werkt beter dan een brief en het is een stuk minder omslachtig.
Termijnen bij een groter project
Meestal dertig, dertig, dertig en tien procent, met de laatste termijn na oplevering, en bij grote klussen een aanbetaling. Dat spreken wij vooraf af en het staat op de offerte, niet pas op de factuur.
UBL: waarom uw beheerkantoor erom vraagt
Een beheerkantoor verwerkt de facturen van tientallen verenigingen. Elke pdf die binnenkomt wordt overgetikt of door een pakket herkend, en een herkenningsfout in een bedrag komt pas bij de kascontrole boven water. Een UBL-factuur is dezelfde factuur, maar dan ook als bestand: leverancier, factuurnummer, regels, btw en totaal staan erin als velden die het boekhoudpakket rechtstreeks inleest.
Dat scheelt niet alleen tijd. Het haalt de categorie fouten weg die het lastigst te vinden is: een verkeerd overgenomen bedrag of een factuur die op de verkeerde vereniging is geboekt. Het is ook de kant die het op gaat: onder de Europese btw-hervorming ViDA wordt elektronisch factureren voor grensoverschrijdend zakelijk verkeer per 1 juli 2030 verplicht, en Nederland zet daarbij in op Peppol.
En dan de stand van vandaag: wij sturen een pdf-factuur met de werkbon erbij. Een UBL-bestand leveren wij nog niet standaard mee. Werkt uw kantoor met een pakket dat facturen inleest, meld dat dan bij de aanvraag, dan stemmen wij af hoe wij aanleveren. Wij zetten hier pas dat het kan als het ook echt kan.
Veelgestelde vragen
Wat beheerkantoren en penningmeesters ons over de facturatie vragen.
Kunnen jullie de factuur naar ons beheerkantoor sturen?
Kan een factuur nog worden aangepast als er iets niet klopt?
Wij werken via een hoofdaannemer. Hoe zit het dan met de btw?
Hoe lang bewaren jullie de stukken?
Kunnen wij online betalen?
Kan onze accountant een overzicht krijgen van alles wat wij bij jullie hebben gedaan?
Staat uw vraag er niet bij? Stel hem gerust. U krijgt antwoord van iemand die het werk zelf doet.
Wat wij met uw gegevens doen en hoe lang wij ze bewaren, staat in de privacyverklaring. De voorwaarden waaronder wij werken staan bij voorwaarden.
Verder in deze sectie
Waar de posten vandaan komen, hoe de offerte eruitziet die eraan voorafgaat, en het overzicht van wat wij voor een VvE doen.
Dakwerk en dagelijks onderhoud voor VvE’s
Wat wij voor een VvE doen, waar het bij een vereniging anders ligt dan bij een particulier, en hoe een opdracht bij ons verloopt.
Meerjarenonderhoud en het MJOP
Wat wij aanleveren voor uw meerjarenbegroting, en wat wij nadrukkelijk niet doen: het plan zelf opstellen.
Een offerte die de vergadering in kan
Hoe onze offerte is opgebouwd, waarom dat zo is, en welke vijf vragen u aan elke aannemer zou moeten stellen.
Een offerte aanvragen
Geef bij de aanvraag het factuuradres en uw kenmerk door. Dan staat het vanaf de eerste factuur goed en hoeft uw administratie niets te corrigeren.
Liever mailen? info@lemainstallatie.nl. Wij zijn bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van 08:00 tot 17:00.